Vinkkejä työllisyyspalveluiden hankintaan

1. Miksi nyt kannattaa hankkia työllistymistä edistäviä palveluita?

Ennaltaehkäise työttömyyden kasvua ja palveluvelan syntymistä, edistä työllisyyttä ja hanki tehokkaita palveluita siirtymävaiheeseen. Palveluiden jatkuvuus katkeamatta on asiakkaille ja työllisyyden edistämiselle keskeistä.

• Hyödynnä sopimuksia: Olemassa olevat ostopalvelusopimukset turvaavat palveluiden jatkuvuuden ja sujuvuuden. Oikea-aikaiset palvelut ennaltaehkäisevät palveluvelkaa, työttömyyden kasvua ja pitkittymistä alueella.
• Hyödynnä osaamis- ja henkilöresursseja: Palveluntuottajat ovat tukenasi isojenkin asiakasmäärien työnhaun ja työllistymisen ohjauksessa paikan päällä ja verkossa. Ostopalveluilla voidaan reagoida myös ruuhkatilanteisiin.
• Hankinnoista tukea muutoksessa: Hankinnat varmistavat kustannustehokkaasti vaikuttavien palveluiden jatkuvuuden muutoksessa ja uuden organisaation alkuvaiheissa. Yhteinen tavoitteemme on onnistua uudistuksessa sekä edistää alueellista ja paikallista elinvoimaa.

2. Tavoitteiden asettaminen

Työllisyyspalvelut ovat osa kunnan strategiaa ja visiota. Työllistymistä edistävillä ratkaisuilla on paikkansa niin kasvussa kuin taantumassa – se, miten työllisyystavoitteita edistetään parhaimmin kussakin tilanteessa ja käytettävissä olevilla resursseilla, alueen työnhakijoiden rakenne huomioiden, vaihtelee.

• Alueen työmarkkinatilanne ja toimintaympäristö: Työnantajien ja suhdanteiden vaikutukset työllistymiselle ja alueen työnhakijoiden tarpeet ja määrät vaikuttavat palvelujen sisältöihin ja reunaehtoihin. Hankinnoissa voi tehdä myös yhteistyötä muiden työllisyysalueiden kanssa.
• Palvelutarpeet: Erilaiset kuntalaiset tarvitsevat erityyppisiä palveluja, joita kehitetään yhteistyössä alueen yritysten ja muiden tahojen kanssa. Osalle osaamisen tai työelämätaitojen kehittäminen on keskeistä. Samaan aikaan kuntalaisten työllistymistä auttaa ennakoivat tai lyhytkestoiset työnhaun ”buustit”. Työllistymisen esteiden ja toisaalta myös edellytysten tunnistaminen on tärkeää palvelusuunnittelussa ja -ohjauksessa.
• Työllistymisen edellytysten lisääminen: Alueen yrityksiä tulee tukea ja madaltaa esimerkiksi haavoittuvassa asemassa olevien kohderyhmien rekrytointikynnystä sekä samanaikaisesti edistää työllistymisen edellytyksiä myös yksilötasolla ja varmistaa alueen työnantajien työvoiman saatavuus.
• Tavoitteiden konkretisointi: Konkretisointi helpottaa keskustelua hankittavan palvelun tavoitteista ja tuloksista. Arvioi esimerkiksi työllistymisen tai muun tuloksen kautta syntyviä tavoiteltuja yhteiskunnallisia ja taloudellisia hyötyjä tai taloudellista arvoa kuten miten haluttuja tavoitteita edistetään parhaimmin käytössä olevalla rahamäärällä ja kohderyhmän määrällä tai mitä pitkittynyt työttömyys maksaisi kuukausitasolla tai miten työllistyminen vaikuttaisi verotuloihin.
• Yhteistyö: Tavoitteiden määrittelyä ja saavuttamista lyhyellä ja pitkällä aikavälillä sekä saavuttamisen keinoja, onnistumisen tekijöitä, on hyödyllistä perata myös palveluntuottajien ja muiden työllisyyden ekosysteemin toimijoiden kanssa eri foorumeissa.

3. Kilpailuttamisen hyödyt

Kilpailuttaminen tuo kunnalle ja kuntalaisille useita etuja. Se parantaa työllistymistuloksia ja säästää rahaa. Kuntatalouteen vaikuttaa niin työttömyys, työllistyminen kuin tulevaisuuden elinkaarikustannukset, joihin kaikkiin voidaan vaikuttaa työllisyyspalveluiden monituottajamallilla ja kilpailutuksella.

• Vaikuttavuus: Tarkoituksenmukaisesti ja oikeaan aikaan toteutetuissa palveluissa voidaan saavuttaa kokemuksemme mukaan 60 % työllistymisaste palvelun aikana tai välittömästi sen jälkeen. Panostaminen niin työttömyyden alkuvaiheeseen kuin tilanteisiin, joissa työllistymisen edellytysten paranemiseen menee aikaa, ovat molemmat kannattavia. Se, ettei työttömyys pitene, kannattaa. Se, että työllistyminen tapahtuu pitkäjänteisemmässä yhteistyössä, kannattaa.
• Kustannustehokkuus ja laadukkuus: Kilpailutuksen onnistumisen takaa sen, että kuntalaiset saavat laadukasta palvelua ja veronmaksajat saavat käytetyille veroeuroille vastinetta. Yksityiset työllisyyspalvelut ovat todistetusti laadukkaita, läpinäkyviä ja tuloksellisia. Yhteistyötä hyödyntämällä säästetään sekä aikaa että rahaa. Kilpailutus lisää kustannustehokkuutta, mikä lisää kunnan mahdollisuutta parantaa palveluitaan.
• Resurssien saatavuus ja ketteryys: Yksityiset palveluntuottajat ovat usein ketteriä ja joustavia, mikä parantaa palveluiden mukautuvuutta muuttuviin tarpeisiin, ennakoinnista monialaiseen rinnalla kulkemiseen. Konkreettisesti palveluntuottajalta saa niin henkilöresurssia kuin osaamista ja kokemusta, hiljaista tietoa, kunnassa tunnistettuihin tarpeisiin ja yhteistyöhön.

4. Kilpailutuksen onnistuminen

Hyvin suunniteltu kilpailutus on avain onnistuneeseen hankintaan ja toteutukseen. Tavoitteena on mahdollistaa palveluntuottajien kilpailutukseen osallistuminen ja toimivat ratkaisut.

• Markkinavuoropuhelu tai tietopyyntö: Ennen tarjouspyynnön laatimista voi hyödyntää markkinavuoropuheluita tai tietopyyntöjä, joissa kuullaan palveluntuottajien näkemyksiä. Tämä auttaa välttämään epäselvyyksiä ja parantaa tarjousten vertailtavuutta sekä toteutuksen aloittamista ilman selvityspyyntöjä tai valituksia. Vuorovaikutus lisää myös tarjouksia. Kaikkien palveluntuottajien näkemyksiä tarvitaan, kilpailutuksesta toteutukseen.
• Avoimuus ja selkeys: Varmista, että tarjouspyynnössä on kaikki tarvittavat tiedot ja selkeät maksuehdot. Tarjoajalle on tarpeen saada riittävästi taustatietoa esimerkiksi vastaavan palvelun aiemmista toteutuksista ja selkeitä, realistisia vaatimuksia suhteessa työmarkkinatilanteeseen ja toimintaympäristöön, toteuttamisen reunaehdot ja tietoa seurannan toteuttamisesta. Selkeys varmistaa myös tarjousten vertailukelpoisuutta.
• Palvelun asiakasvolyymi ja määrä: Palvelun asiakasvolyymin arviointi ja asiakasmäärätavoitteen esille tuonti on tärkeää. Niiden lisäksi on hyvä arvioida asiakasohjausta ja käydä asiakasvolyymista avointa keskustelua osana hankintaa. Näkemys hankittavan palvelun määrästä on hyvä olla realistinen. Asiakasvolyymi ja palvelun määrä vaikuttavat hinnoitteluperusteisiin.
• Vaikuttavuuden arviointi: Hyvin määritellyt mittarit auttavat arvioimaan tarjouksia. Tavoitteiden tulee olla realistisia ja sopia asiakasryhmän tarpeisiin. Työllistyminen, työllistymistä edistävä muutos palvelun aikana, oikeisiin palveluihin ohjautuminen, osa-aikainen tai lyhyt työsuhde, työssä pysyminen, osaamisen kehittyminen, pääsykokeisiin valmistautuminen, ja miksei suositteluhalukkuuskin yhdistettynä muihin mittareihin, ovat kaikki osoituksia tuloksista ja vaikuttavuudesta.
• Laadun arviointi: Tavoitteena on tehdä mahdolliseksi osallistua kilpailutukseen. Arviointikriteereissä on hyvä haastaa omaa ajattelua siinä, miten yhä useampi laadukas, myös uusi, palveluntuottaja voisi osallistua kilpailutukseen. Mitoita hankinnan reunaehdot toimintaympäristöön (esimerkiksi saatavilla oleva osaaminen, tavoiteltavat tulokset, asiakasmäärät).
• Aikataulutus: Kilpailutusprosessi kannattaa aikatauluttaa niin, että hankinnan erilaisten toteutustapojen ja kustannusten arvioinnille on riittävästi aikaa. Tätä tukevat markkinointivuoropuhelut ja/tai tietopyynnöt. Ne voidaan toteuttaa monikanavaisesti, kuten tilaisuuksien, kyselyjen ja verkossa käytävien keskusteluiden kautta.

5. Onnistunut toteutus

Onnistuneen hankinnan avulla voidaan varmistaa tehokas ja laadukas palvelu. Lisäksi tarvitaan suunnitelmallisuutta ja toimivaa yhteistyötä palveluntuottajien kanssa koko hankintakauden ajan.

• Riittävä asiakasvolyymi ja ennakoitavuus: Palvelun toteutukseen tarvitaan riittävä, tasainen asiakasvirta, jotta palvelun toteutus on tehokasta ja kannattavaa. Kulut ovat samat asiakasmäärästä huolimatta, mutta tulot eivät, jos palvelun hinnoittelu pohjaa tulokseen tai osallistujatyöpäiviin. Jos asiakasmäärä on pieni, asiakasohjaustavoitteesta jäädään tai asiakasmäärät vaihtelevat suuresti, se olisi hyvä huomioida hintatasoissa, hinnoittelun perusteissa ja/tai laskennallisesti, sopimusehdoissa. Työllisyysalueiden yhteinen hankinta on yksi tapa taata asiakasryhmäkohtaista volyymia, mikä parantaa kohtaantoa.
• Sopimusehdot ja hinta-laatu-suhde: Palveluntarjoajien valinta perustuu muun muassa palvelun vaikuttavuuteen ja hintaan. Sopimusehdot voivat nostaa kilpailutusvaiheessa palvelun hintaa, joten ne kannattaa määritellä realistisesti. Olisi hyvä miettiä myös sopimuksen molemminpuolisuutta. Jos palvelua hankitaan ja kilpailutetaan, mutta perutaan, se on kustannustehotonta. Jos asiakasvolyymi on pieni tai epävarma, kannattaa palvelu määritellä siten, että se toteutetaan myös minimimäärällä, jotta resurssit tulevat käyttöön ja ennen kaikkea asiakkaat saisivat tarvitsemaansa palvelua.
• Suunnitelmallisuus: Tilaajan tehtävä on varmistaa, että palvelun toteuttaminen käynnistyy ilman viiveitä. On myös toimittava siten, että palveluntuottajalla on tähän mahdollisuus. Toteutuksen rytmikäs liikkeelle lähtö ja tasainen ja suunnitelmallinen asiakasohjaus ovat tärkeitä. On hyvä laatia yhdessä palveluntuottajien kanssa yhteinen toimintaohjeistus ja suunnitelma asiakasohjaukselle, mukaan lukien varasuunnitelma, jos ohjauksen vastuuhenkilö ei olekaan käytettävissä. Seurantapalaverit luovat tilannekuvaa ja saadun tiedon perusteella voidaan tehdä muutoksia.
• Yhteistyö: Palvelun toteutus sujuvassa yhteistyössä edellyttää, että hankinnan vastuuhenkilö ja palveluntuottajan edustaja tuntevat hankinnan perusteellisesti. Selkeät vastuutahot ja yhteyshenkilöt on hyvä tunnistaa heti, kuten myös jokaisen rooli (hankkija, palvelun käyttäjä, palveluntuottaja). Arjen toteutuksessa ja mahdollisissa ongelmissa asiantuntemus on palveluntuottajalla. Avoin yhteistyö vaatii, että molemmilla osapuolilla on yhteinen tavoite kirkkaasti mielessä ja sama suunta, kynnys keskusteluille on matala, luottamusta toisen motiiveihin sekä haasteiden tunnistamista ja halua löytää niihin ratkaisuja. Luottamuksellisessa yhteistyössä korjausliikkeitä ja joustoa on mahdollista tehdä nopeastikin.

Kilpailuttamalla työllisyyspalveluja kuntapäättäjänä voit varmistaa palveluiden laadun, vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden. Kilpailutuksen valmistelussa on tärkeää huomioida asiakasryhmän tarpeet, markkinatilanne ja palvelun vaikuttavuus ja sen mahdollistavat tekijät.

Lisätietoja ja lähteet:

1. Työ- ja elinkeinoministeriön asettaman Hankinnat-työryhmän toimintasuositukset TE-uudistuksessa.
2. Henkilöstöalan (Hela) muistio julkisten hankintojen kilpailuttajille: Työllisyysvalmennusten ja -koulutusten julkisten hankintojen kilpailutusprosesseja tulisi kehittää yhteistyössä palveluntuottajien kanssa
3. ESR-rahoitteisen Laava-hankkeen tuotoksena syntynyt Tulos- ja vaikuttavuusperusteisten hankintojen rakennuspalikat -käsikirja

Keskustellaan hankinnoista!

Spring House Oy on toiminut 20 vuotta työllisyyspalveluiden kumppanina työllisyyttä edistämässä. Olemme suunnitelleet, kehittäneet, tarjonneet ja toteuttaneet tuhansia työvoimapalveluita kaikissa maakunnissa. Meillä on kokemusta, osaamista, ratkaisuja ja ideoita. Ole yhteydessä alueesi asiakkuusvastaavaan, niin keskustellaan lisää!